Nieuwe medewerkers aan boord houden met een goede onboarding én snelle integratie.
Uit een recente, uitgebreide analyse van HR-dienstverlener Securex bleek dat in 16,8% van de gevallen er bij nieuwe arbeidscontracten van onbepaalde duur er na 6 maanden al een einde kwam aan de samenwerking tussen werknemer en werkgever. Dat zijn dramatische cijfers, rekening houdende met de kost en de tijdsduur die het inwerken van een nieuwe medewerker met zich meebrengt.
Zelf heb ik voor bedrijven gewerkt met een personeelsverloop tussen de 5% en 20% personeelsverloop op jaarbasis. Eén negatieve uitschieter scoorde zelfs 29%. Hoewel een ‘perfect match’ nooit kan worden voorspeld, zijn er toch een aantal zaken die de kans op een langetermijnrelatie groter maken. Een kort overzicht in een aantal aandachtspunten:
1. Heldere jobomschrijving.
Zorg dat er bij het uitschrijven van een nieuwe vacature vanaf het begin een nauwkeurige en aantrekkelijke job omschrijving beschikbaar is. Het zal je in staat stellen om beter een antwoord te geven op vragen van. Beschrijf niet alleen de taken, maar ook de plaats van de functie binnen de organisatie, de impact die de rol heeft en benadruk de groeiperspectieven.
2. Zoek naar een cultuurmatch.
Leg de nadruk op de bedrijfscultuur en waarden tijdens het selectieproces. Maak dit tastbaar door echte verhalen van werknemers te delen en de manier van werken binnen de organisatie te benadrukken. Interviews zijn kansen om niet alleen competenties te beoordelen, maar ook de motivatie, waarden en culturele fit van de kandidaat. Vragen gericht op situaties uit het verleden geven inzicht in toekomstige prestaties.
3. Realistische verwachtingen.
Transparantie in verwachtingen is van cruciaal belang. Vergeet niet de realiteit van de dagelijkse taken en de tijd die nodig is om zich volledig aan te passen aan de rol te communiceren.
4. Aandacht voor de onboarding.
De onboarding start op het moment dat de samenwerkingsovereenkomst werd ondertekend. Er zijn verschillende kansen om tot aan de startdatum in contact te blijven met de nieuwe medewerker. Bezorg wat bijkomende informatie over het bedrijf, stuur een welkomstpakket, vraag wat info over de persoon zodat je hem/haar via interne communicatie kan voorstellen aan de toekomstige collega’s, bezorg eventueel wat mogelijkheden tot zelfstudie en vooral… bezorg op voorhand gedetailleerde info over de startdag (locatie, wie ontvangt de medewerker, programma van de eerste dagen, Lunchpakket te voorzien of niet,…)
Het spreekt voor zich dat op het vlak van werkplek, emailadres, toegangen, eventueel auto, smartphone en laptop,... alles klaar is op het ogenblik van de start. Zorg er tevens voor dat er vanaf de eerste dag een moment is om kennis te maken met het team. Plan kennismakingssessies, organiseer informele bijeenkomsten en stimuleer samenwerking om de nieuwe werknemer zich vanaf het begin opgenomen te laten voelen.
5. Inwerkingsperiode: ondersteuning en begeleiding.
Inwerkingsprogramma's zijn meer dan alleen introductietrainingen. Ze moeten gericht zijn op het begrijpen van de bedrijfscultuur, het opbouwen van netwerken binnen het bedrijf en het duidelijk maken van verwachtingen.
Stel niet alleen resources beschikbaar, maar toon betrokkenheid. Bied mentorschap aan, zorg voor regelmatige check-ins en moedig open communicatie aan om eventuele obstakels te overwinnen.
6. Feedback Mechanismen.
Creëer een omgeving waarin feedback de norm is. Stel 360-graden feedbackmechanismen op, stimuleer peer-reviews en zorg ervoor dat er ruimte is voor continu leren en verbeteren. Denk er zeker ook aan om op regelmatige tijdstippen eens informeet te informeren bij de medewerker.
7. Ontwikkelingsmogelijkheden.
Naast promotiemogelijkheden is het aanbieden van horizontale beweging en voortdurende ontwikkeling cruciaal. Dit verhoogt de betrokkenheid en loyaliteit van werknemers.
8. Onboardings- en integratiedraaiboek.
Zorg ervoor dat er voor elk van de functies er een onboardings- en integratiedraaiboek klaarligt. Evalueer dit na elke aanwerving en pas aan waar nodig.
9. Interne communicatie.
Onderschat de rol van interne communicatie niet bij het integreren van een nieuwe medewerker. Goed communiceren zorgt ervoor dat de nieuwe – én de bestaande – medewerkers zich betrokken voelen bij het reilen en zeilen van de onderneming. Bij bedrijven met een groot personeelsverloop, ligt een deel van de oorzaak vaak bij een gebrek aan goede interne communicatie.
In de loop van de komende dagen en weken, zal ik verder ingaan op een aantal van de hierboven aangehaalde punten. Wens je te reageren op deze bijdrage, of wens je verdere toelichting, geef me dan zeker en vast een seintje.
