25 tips voor een succesvol webinar (ook voor zelfstandigen en KMO).

Elke dag ontvang je wel een uitnodiging tot het volgen van een ‘niet te missen en super interessant webinar’. Vele van die ‘online conferenties’ zijn echt wel de moeite waard… andere helaas niet. In dit artikel probeer ik jou - zeer beknopt - een aantal tips te geven om met succes zo’n ‘event’ te organiseren. Al mag je de voorbereiding niet onderschatten, een goed webinar kan voor elk bedrijf – klein of groot – interessant zijn.

Wat is een webinar?

Een webinar is een online bijeenkomst die de deelnemers via internet met elkaar verbindt. Deze deelnemers kunnen zich overal ter wereld bevinden. Webinars of webconferenties kunnen worden gebruikt voor het houden van presentaties, workshops of lezingen. Het aantal deelnemers kan oplopen van een paar tot enkele honderden.

Enkel een verkooptool?

Webinars hebben een krachtig potentieel om de verkoop van een bedrijf te vergroten. Ze kunnen ook worden gebruikt om het bedrijf te helpen de relatie met de bestaande klanten te verbeteren. Webinars kunnen een bijvoorbeeld ook een positieve invloed hebben op je naamsbekendheid of merkpositionering autoriteit in jouw vakgebied.

Voorbereiding is alles.

Denk vooraf goed na over wat je met het webinar wil bereiken én hoe je het ‘event’ ziet.

De presentatie: Wanneer je met een (PowerPoint) presentatie wenst te werken, zorg dan dat deze professioneel oogt en duidelijk de belangrijkste punten weergeeft. Teveel tekst en een slordige lay-out zullen afbreuk doen aan de algemene indruk.
De spreker(s): Kies je ervoor om enkel jouw commerciële medewerker te laten spreken, hou er dan rekening mee dat het webinar misschien eerder op een verkooppraatje gaat lijken. Voor bestaande klanten kan dit misschien nog, maar wanneer je nieuwe klanten wenst te werven, zou ik een panelgesprek durven aanbevelen. Zorg voor een ‘moderator’, een ‘expert’ (eventueel via vooraf opgenomen video) en jouw commerciële medewerker. Op deze manier zal de boodschap als objectiever worden beschouwd en dus geloofwaardiger overkomen. Voor een setting met drie sprekers heb je natuurlijk een iets complexere opbouw nodig.
Zorg voor voldoende deelnemers. Kies je ervoor om enkel personen uit te nodigen die reeds in jouw database zitten, wees er dan zeker van dat deze geactualiseerd is en voldoende uitgebreid. Je kan geen twintig participanten verwachten wanneer je slechts tien contacten uitnodigt. Inviteer je via digitale weg – email of ander – zorg dan dat dit conform de GDPR-regels gebeurt. Wanneer je via sociale media deelnemers zoekt voor het webinar, maakt dan voldoende ruchtbaarheid. Belangijk is ook dat je een aantrekkelijke uitnodiging of sociale media advertentie voorziet.
Kies een titel die interesse wekt: Ga niet voor de meest voor de hand liggende titel, die door iedereen wordt gebruikt. Een mogelijk voorbeeld: ‘Investeren in vastgoed’ (wat iedereen gebruikt), kan je aanpassen tot ‘hoe investeringsvastgoed voor jouw extra pensioen kan zorgen’ of ‘In vastgoed investeren vanaf €100 per maand’, etc…
Oefen, oefen, oefen: Ga er niet zomaar van uit dat het ‘live’ webinar zonder fouten zal verlopen. Daarom is het belangrijk om vooraf een tweetal oefensessies in te plannen. Gebruik hiervoor een duidelijk scenario: wie zal welke onderwerpen behandelen?, wat komt goed over en wat niet?, Waar zijn er twijfels over?, hoe zit het met de timing?,… De tijd die aan oefenen wordt besteed, vertaalt zich zonder twijfel in de behaalde resultaten.

Technische aspecten

Een Webinar organiseren is veel meer dan even voor een camera gaan zitten en een verkooppraatje houden. Er zijn een aantal zaken waar je zeker rekening mee dient te houden:

Een uitstekende internet verbinding, bij voorkeur via de kabel. Draadloos vormt een risico.
Kwaliteit van beeld en geluid. Kies voor één of meerdere goede webcams (minstens 2K) en afzonderlijke USB-microfoon(s)
Belichting. Zorg dat de spreker(s) goed in beeld komen door aangepaste verlichting, die voldoende licht schijnt op gesprekspartners. Kies voor zacht licht, geen felle spot(s). Tegenlicht - een lichtbron die van achter de spreker(s) komt - is te vermijden. Hoe je tafelgasten in beeld worden gebracht maakt een belangrijk deel uit van de beoordeling van je webinar. Hier moet je vooraf voldoende aandacht aan besteden.
Omgeving. De omgeving oogt best professioneel, en is passend bij het onderwerp. Met enkele eenvoudige middelen zoals een plant, logo op de achtergrond, sfeerlicht tegen de wand,… kan je een écht ‘studiogevoel’ creëren. Kies niet zomaar voor de effen witte kantoorwand. Steeds vaker zie je ook dat er met een chroma key (groene achtergrond) wordt gewerkt, waarvan op het scherm het groen wordt vervangen door een beeld naar keuze. Op deze manier kan je sprekers die zich elk aan een andere kant van de wereld bevinden, optisch in eenzelfde ruimte plaatsen.
Technische ondersteuning. Indien de moderator over onvoldoende kennis beschikt om tussen verschillende schermen te wisselen (webcam, presentatie, filmpjes,…), zorg er dan voor dat een technisch onderlegde persoon dit kan doen.
Kies voor goede en bewezen betrouwbare webinar software. Hier kan je zeker geen risico’s mee nemen. Ga voor bijvoorbeeld WebinarGeek of GoToWebinar, programma’s die – naast enkele andere – toonaangevend zijn op dit vlak.

Inhoud en duurtijd

Hoezeer je ook aandacht besteed aan de omgeving en de technische aspecten, het zal vooral de inhoud zijn die zal bepalen of jouw webinar succes kent of niet. Denk er aan dat je de deelnemers moet blijven boeien. Bij een fysiek evenement kunnen jouw gasten niet zomaar weglopen. Dit kan bij een webinar heel gemakkelijk.

De volgende tips gaan hier iets dieper op in:

Behandel een onderwerp dat je goed kent, of inviteer een 'onafhankelijk' expert. In geval van het tweede, zal de kennis van de – interne of externe – specialist ook afstralen op jouw bedrijf of dienst.
Een webinar is géén verkooppraatje. Kies er bewust voor om nuttige informatie te delen. Praat over meer dan enkel over uw diensten of producten. De deelnemers dienen na afloop van de webconferentie het gevoel te hebben dat ze er écht iets van hebben opgestoken. Natuurlijk mag je ruimte voorzien om jouw product of dienst kort toe te lichten. Een ander verhaal is het natuurlijk wanneer het webinar bijvoorbeeld bedoeld is om klanten - die een bepaald product gekocht hebben - toelichting te geven.
Gebruik voorbeelden. Het gebruik van storytelling is een geweldige manier om je publiek betrokken te houden. Wees hierbij creatief. Zorg bijvoorbeeld voor een vooraf opgenomen filmpje waarbij een bestaande klant een probleem omschrijft én aangeeft hoe dit werd opgelost.
Zorg voor nieuws. Bespreek niet enkel opgewarmde kost, maar probeer ervoor te zorgen dat een deel van de informatie écht nieuw is voor de deelnemers: recente studies, nieuwe trends, een gebeurtenis,… zo bouw je echt aan jouw geloofwaardigheid als ‘specialist’ in die bepaalde materie.
Betrek de deelnemers actief. Stel af en toe eens een vraag waarop de participanten kunnen antwoorden, of organiseer een poll (indien het programma dit toelaat). Voor wat betreft de mogelijkheid tot het stellen van vragen, is het belangrijk dat u bij het begin van het webinar aangeeft of de vragen tussendoor zullen worden beantwoord of op het einde. Om niet in de problemen te komen op het vlak van de timing, zou ik durven aanraden om alle vragen pas op het einde te behandelen. Antwoorden op vragen waar omwille van tijdsgebrek niet kan worden op ingegaan, worden best achteraf behandeld én doorgestuurd naar de vragensteller.
Denk vanuit het standpunt van de deelnemer en hou de ‘what’s in it for me?’-vraag voor ogen. Is datgene wat je presenteert voldoende interessant voor de participanten? Ga je voldoende diep in op het onderwerp, of ga je net teveel in detail?
Call-to-action. In het begin gaf ik aan dat je goed moet nadenken over datgene wat je met jouw webinar wil bereiken. Is dit bijvoorbeeld het verhogen van de verkoop van een bepaalde dienst of product, vergeet dan zeker niet een call-to-action in het geheel te verweven. Zorg ervoor dat de deelnemers een goede reden hebben om jou nu te contacteren.

Na afloop

Bedankt de deelnemers. Ook al hebben ze zich niet hoeven te verplaatsen, toch heeft elk van de gasten de tijd genomen om aanwezig te zijn. Bedank hen hier dan ook nadrukkelijk voor en zeg open te staan voor bijkomende vragen en suggesties.
Deel duidelijk jouw contactgegevens. Laat op het einde van het webinar duidelijk nog enkele minuten de contactgegevens in beeld staan. Al te vaak wordt dit vergeten.
Tevredenheidsenquête. Wees niet bang om in een post-webinar enquête (niet-verplichte deelname) te peilen naar de tevredenheid over de webconferentie. Geeft de deelnemers bij deze gelegenheid ook de kans om nog een bijkomende vraag te stellen.
Deel het webinar. Stuur maximaal een dag na het webinar een bedankingsmail naar de deelnemers en bezorg hen hierbij een link naar de opgenomen versie van het webinar. Eventuel kan je ook de gebruikte presentatie meesturen (in pdf-vorm). Indien je nog een vraag dient te beantwoorden van een bepaalde deelnemer, doe dit dan ook bij deze gelegenheid. Contacteer ook de genodigden die op het laatste moment hebben afgehaakt, of die zich niet hebben ingeschreven... Het zal je verbazen hoeveel positieve reactie je hier nadien nog op krijgt. De volledige webconferentie - of bepaalde delen ervan - kan je nadien ook in afzonderlijke posts gebruiken via de sociale mediakanalen van jouw bedrijf of organisatie.
Wat is de ideale duurtijd van een webinar en wanneer is het beste tijdstip? Zorg ervoor dat de webconferentie een totaaltijd van 60 minuten niet overschrijdt. Ideaal ga je voor een half uur tot maximaal 35 minuten presentatie, gevolgd door het beantwoorden van de gestelde vragen. Het tijdstip hangt mede af van de doelgroep tot wie je je richt. Bestaat jouw doelpubliek uit professionals, dan kan je het event tijdens de kantooruren organiseren of deels over de middag (bijvoorbeeld van 11:30 tot 12:30u.). Richt je je tot particulieren, dan ga je best voor een later tijdstip (na 18:30u.)
Zorg voor opvolging. Al te vaak eindigt het verhaal bij het afsluiten van het webinar, waardoor veel kansen worden gemist. Dring er bij je sales team op aan om maximaal na één week toch even contact op te nemen met de deelnemers aan webconferentie. Dit mag niet opdringerig overkomen, dus kan je er hier ook best voor zorgen dat er een soort ‘draaiboek’ voorhanden is.

Wat kost de organisatie van een webinar?

Vooreerst is het belangrijk om te weten dat een slecht georganiseerd webinar net zoveel kost als een succesvol. Dat klinkt als een gemakkelijk antwoord, en toch is het zo. Kan je onvoldoende tijd stoppen in de voorbereiding en de organisatie… begin er dan niet aan.

Afhankelijk van de zaken waar je zelf voor kan zorgen (presentatie, inhoud, samenstelling database, promotie, uitnodiging...) kan dit reeds vanaf ongeveer €500. Kies je voor een versie waarbij je professioneel van A-tot-Z begeleid wordt, dan mag je rekenen op een budget vanaf €1.500. Geen voorrecht voor grote bedrijven, maar dus ook perfect haalbaar voor de gemiddelde KMO. Wens je hier verdere toelichting bij dan kan je me steeds vrijblijvend contacteren.

Extra tip: combineer een real life event met een digitaal webinar. Misschien wil je een groot evenement organiseren, maar is dit onmogelijk door beperkende COVID19-maatregelen… Niet getreurd. Wat houdt je tegen om een kleiner evenement met een beperkt aantal gesten te organiseren en dit gebeuren tezelfdertijd als webinar uit te zenden. Zeker een mogelijkheid om even over na te denken.

Tot zover dit beknopt overzicht met een aantal interessante tips voor de organisatie van een succesvol webinar. Laat me gerust weten hoe jouw webinar verlopen is.

Frank

Heb je zelf tips of misschien een vraag? Geef me dan zeker een seintje.